外国人エンジニア採用の在留資格確認｜業務内容と入社日をそろえる

外国人エンジニア採用の在留資格確認は、採用担当・EM・CTOで情報を分担します。先にEMが入社直後の担当業務を具体化し、採用担当が候補者から在留資格・在留期間・申請状況を確認する。その対応関係をCTOが承認し、判断が残る案件を適切な専門窓口へ回す、という順序が実務的です。

入社日の判断材料は、「予定業務」「在留資格上の活動範囲」「申請状況」「内定後に確認した証憑」です。四つを同じ判断行に並べ、未確認の項目があれば、確認完了を入社条件として明記します。「申請中」は経過を表す情報であり、就労可否の結論にはなりません。

難しいのは、職種名が同じでも実際の仕事が変わり得る点です。「エンジニア」という呼び名から一歩踏み込み、入社直後に何を担当するのかまで言葉にできるか。ここが、採用・現場・経営の情報をつなぐ条件になります。

外国人エンジニア採用で在留資格を確認する順序

2026年9月21日時点で、厚生労働省の資料は、在留資格「技術・人文知識・国際業務」で認められる活動を、日本の公私の機関との契約に基づき、自然科学・人文科学の技術や知識を要する業務、または外国文化に基盤を持つ思考・感受性を必要とする業務に従事する活動と示しています。社内の職種名だけでは予定業務との対応を確かめられないため、実際の作業と責任範囲を記述する必要があります。厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に（令和8年6月版）」

同資料の事業主向けQ&Aでは、採用選考時は在留資格などを口頭または書面で確認し、採用内定後に在留カードで就労可能であることを確認する必要があるとされています（2026年9月21日確認）。選考時は口頭または書面で確認し、証憑は内定後に確認する、と時点を分けるのが要点です。

そのため、確認は次の順に進めます。

1. EMが入社直後の担当業務を、肩書に加えて作業と責任の範囲まで記述する
2. 採用担当が、選考時に在留資格・在留期間・申請状況を確認する
3. 内定後、採用担当が証憑を確認し、業務情報と同じ台帳へ反映する
4. CTOが業務範囲と配属を承認し、判断が残る案件を適切な専門窓口へ確認する
5. 未確認事項が解消したことを入社条件と照合し、入社日を確定する

この順序なら、EMは職務の具体化、採用担当は候補者情報と証憑の管理に集中できます。異なる情報を一つの判断行にそろえ、担当者一人の知識に依存しない状態をつくることが重要です。

職務内容・在留資格・申請状況・入社条件の確認分担表

次の表は、確認漏れを見つけるための社内運用案です。法令上の義務とは区別し、情報を用意する人、承認する人、社外へ確認する人を分けています。

表の一行は、候補者一人の判断記録として読みます。採用担当の欄が埋まっていても、EMの職務記述が「開発業務」のままなら判断を進めません。職務が詳細でも、申請状況の更新や内定後の証憑確認が残っていれば、同じく入社日の確定を保留します。

求人段階で業務の輪郭が曖昧なら、先にエンジニア採用要件の整理方法を使って、任せる仕事と求める条件を分けておくと、在留資格確認へ渡す職務記述もぶれにくくなります。

申請中を「就労できる」に読み替えない

厚生労働省の資料では、外国人雇用状況の雇入れ届の確認事項として、在留資格、在留期間、資格外活動許可または報酬活動許可の有無、在留カード番号などが示されています。また、雇用保険被保険者資格取得届の記載例では、在留資格変更申請中の場合は備考欄へ記載するよう示されています（2026年9月21日確認）。厚生労働省の同資料

「申請中」は、台帳で経過を管理すべき状態です。予定業務に就けるかどうかは別途確認が要るため、少なくとも次の状態を分けて記録します。

• 候補者から申請中と確認した
• 申請状況の更新を待っている
• 内定後の証憑を確認していない
• 予定業務との対応について専門窓口への確認が残っている
• 入社条件を満たしたことを社内で確認した

状態を分けると、「連絡を受けた」段階から「入社条件が整った」段階までに残る確認事項が見えます。採用担当は申請状況の更新を管理し、EMは待機中の業務変更を共有します。変更が生じたらCTOの承認に戻し、必要に応じて専門窓口へ改めて確認する運用にします。

届出義務と社内の確認提案を分ける

2026年9月21日時点で、事業主には、特別永住者と在留資格「外交」「公用」の人を除き、外国人の雇入れまたは離職時に氏名、在留資格、在留期間などを確認し、厚生労働大臣へ届け出る義務があります。厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に」

採用担当・EM・CTOの分担表は、届出義務とは位置づけが異なります。入社前の情報をそろえ、確認漏れを検出するための社内運用上の提案です。CTOの承認は社内の業務・配属に対するものであり、法的な確認の完了を意味しません。予定業務と活動範囲の対応に判断が残る場合は、具体的な職務内容と現在の状況を持って適切な専門窓口へ確認します。

社内面接で職務範囲を確かめる際は、評価項目との混線にも注意が必要です。エンジニア面接の評価基準をそろえる方法を参照し、技術評価の記録と在留資格確認の記録を分けると、国籍や申請状況を技術評価へ紛れ込ませずに運用できます。

在留カード等の情報は目的と閲覧者を絞る

在留カードなどから得た情報を採用台帳へ記録する際は、利用目的と管理方法も決めます。個人情報保護委員会の通則編は、個人情報の利用目的をできる限り特定し、本人が利用のされ方を合理的に想定できる程度に具体化することが望ましいとしています（2026年9月21日確認）。また、個人データの漏えい、滅失、毀損の防止などのため、取扱状況等のリスクに応じた必要かつ適切な安全管理措置を講じなければならないと示しています。個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」

実務では、利用目的を「在留資格・就労可否・届出事項の確認」のように具体化し、閲覧者を必要な採用担当者と承認者に絞ります。加えて、誰が更新し、どの時点で削除を判断するかを台帳の運用ルールにします。これは安全管理義務を現場へ落とす提案です。保存期間は一律に置かず、自社の取扱状況に応じて判断します。

EMが扱う範囲は職務情報を中心とし、証憑の全項目を常時閲覧できる設定は避けます。CTOについても、承認に必要な情報と証憑そのものへのアクセスを分けられるか検討します。共有範囲を役割ごとに区切れば、確認分担表を使いながら個人情報へのアクセスを必要な担当者に限定できます。

入社日を確定するための最終確認

最終確認では、候補者ごとに分担表の一行を見ます。EMが入社直後の具体的な業務を確定し、採用担当が在留資格・在留期間・申請状況と内定後の証憑を管理し、CTOが業務範囲と配属変更を承認しているか。判断が残る箇所は、専門窓口への確認結果まで記録します。

未確認のセルがあれば、曖昧な予定日を既成事実にせず、「確認完了を入社条件とする」と明示します。すべてがそろった時点で入社日を確定する。このゲートを採用フローへ組み込めば、肩書だけで活動範囲を推測することも、申請中という連絡だけで就労可能と扱うことも避けられます。

外国人エンジニア採用の在留資格確認では、実際に任せる業務を起点に、現在の資格と申請状況、内定後の証憑確認、入社条件を同じ行へそろえます。採用担当・EM・CTOが担当欄を埋め、未確認のセルを残したまま入社日を確定しない。社内で結論を出せない点を適切な窓口へ渡し、その確認結果まで記録することが、入社日を決める条件です。